Gestor de Documentos (DMS)
Una plataforma de DMS (Document Management System), permite realizar la gestión de documentos estructurados y permitiendo tanto la creación contextual, administración y la posibilidad de ediciones paralelas, como también la búsqueda avanzada y eficaz de documentos activos en todos los niveles de la organización.
Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo clave en la organización. Un sistema de gestión documental DMS es una fuente de información sobre las actividades de la organización, que sirve de apoyo a posteriores actividades y al proceso de toma de decisiones.
Objetivos
- DMS tiene como objetivo la adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos, lo que resulta esencial para las organizaciones, a fin de proteger y conservar los documentos y poder acceder a los mismos de manera efectiva a lo largo de su ciclo de vida.
- El ciclo de vida de un archivo comienza con su creación y la opción de ser editado en forma conjunta por un cierto grupo de trabajo, seguido por su almacenamiento permanente en un formato inalterable conforme a garantías técnicas y de trazabilidad y, culminando con su eliminación, una vez caducado el plazo de tiempo designado para su almacenaje.
Características y beneficios
- Integrar documentos en los sistemas y los procesos de la organización.
- Permitir el acceso a la información de la organización de forma descentralizada.
- Generar políticas y normas reflejadas en procedimientos y directrices.
- Asignar responsabilidades y competencias para cada usuario.
- Minimizar los tiempos de búsqueda y recuperación de información.
- Evita la existencia de datos duplicados mediante la gestión de versiones.
- Incrementar controles mediante la trazabilidad de los documentos.
- Monitorear los distintos pasos y modificaciones del documento
Los documentos permiten a las Organizaciones
- Reflejar políticas, directrices y respaldar todo tipo de actividades organizativas.
- Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a su management.
- Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.
- Facilitar la ejecución eficaz de actividades y procesos establecidos.
- Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras.
- Apoyar y documentar las actividades de investigación junto a sus resultados, así como los antecedentes históricos.
- Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades de archivo, auditoría y supervisión.
- Mantener la información histórica corporativa, personal y colectiva.
- Garantizar la continuidad en casos de catástrofe.
- Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por las organizaciones.
Funcionalidades
- Plan de archivo.
- Control de versiones y auditoría.
- Acceso universal multidispositivo.
- Captura y gestión de metadatos.
- Notas y anotaciones en documentos.
- Edición colaborativa.
- Indexación de todos los contenidos.
- Diseño de formularios online.
- Ingreso de datos manual.
- Ingreso de datos masivos mediante importación de plantillas Excel.
- Filtros y búsquedas inteligentes.
- Exportación de datos a PDF / Excel.
- Módulos de conversión de formatos.
- Reportes y estadísticas.
- Módulo de gestión de usuarios.