Gestor de Contenidos Enterprise (ECM)
Una plataforma de ECM (Enterprise Content Management) permite tanto la gestión de documentos como la gestión de información estructurada (datos) y todo tipo de contenidos digitales. Esencialmente se abarca toda la información o contenidos que hay en una empresa en su conjunto, gestionando su disponibilidad durante todo el ciclo de vida de la misma, desde la publicación inicial hasta el archivado y, finalmente, su eliminación.
A diferencia de una plataforma de DMS (Document Management System), su alcance no está limitado a gestionar documentos tradicionales o estructurados, sino que incluye todos los elementos presentes en el ecosistema de información corporativa.
Objetivos
- ECM tiene como objetivo hacer que la administración de la información corporativa sea más eficiente y efectiva a través de la simplificación de almacenamiento, seguridad, control de versiones, el flujo de procesos, y la retención de documentos e información.
- Comprende la gestión de documentos, gestión de registros, búsqueda, colaboración, gestión del flujo de trabajo, captura, digitalización y gestión de activos digitales.
Características y beneficios
- Simplificar la gestión de la información corporativa.
- Optimizar los procesos de negocio.
- Implantar un modelo de seguridad global y centralizado para la información.
- Establecer políticas de retención, transferencia y destrucción de la información.
- Eliminar barreras que impiden que la información se comparta.
- Incrementar el control de la información dentro de la organización.
- Simplificar y controlar los procesos mediante Workflows.
Puntos Clave
- Capture (Captura): registro de información y datos provenientes de diferentes canales tanto por procesamiento de documentos físicos, como por recopilación de forma automática de archivos electrónicos, abarcando la creación de metadatos con valores de indexación.
- Manage (Gestión): procesamiento, edición y uso de información, conectando la misma con distintas tareas, procedimientos y aplicaciones utilizadas por los distintos sectores clientes de la plataforma.
- Store (Almacenamiento): la información se aloja en un repositorio de contenidos, posibilitando el acceso en todo momento y desde cualquier ubicación, de manera segura, consistente y eficiente mediante el uso de campos indexados previamente.
- Preserve (Preservación): la información puede ser conservada por largos períodos de tiempo manteniendo el contenido estático en una copia de seguridad de acuerdo a garantías técnicas y de trazabilidad que cada negocio requiera.
- Deliver (Distribución o entrega): disponer de la información correcta en el momento, lugar, contexto técnico y proceso empresarial adecuados definidos en el output management y de acuerdo a los permisos establecidos para cada usuario.
Funcionalidades
- Plan de archivo.
- Acceso universal multidispositivo.
- Gestión de tareas.
- Control de versiones.
- Edición colaborativa.
- Automatización de la lógica de negocio.
- Firma electrónica y encriptación.
- Indexación de todos los contenidos.
- Filtros y búsquedas inteligentes.
- Notas y anotaciones en documentos.
- Reportes y estadísticas.
- Módulo de gestión de usuarios.
- Calendario.
- Foro.
- Wiki.